MENGADAKAN RAPAT
MENGADAKAN RAPAT DENGAN BAIK
RAPAT
1. Rapat merupakan sarana yang berguna dalam lembaga, organisasi, biro jasa, perusahaan, dan lain-lain yang dapat membantu manajemen karena melalui rapat dapat dipermudah tugas yang makin sulit untuk mengoordinasi kegiatan yang sifatnya beraneka ragam.
2. Pengertian rapat (meeting)
*berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976).
3. Rapat dapat bervariasi ukurannya, baik dari jumlah peserta, tujuan, maupun yang lain. Rapat sekelompok kecil orang dalam organisasi secara teratur disebut rapat komisi. Komisi merupakan suatu badan yang mencakup orang-orang yang secara kolektif bertanggung jawab atas keputusan dan tindakannya terhadap otoritas ysng lebih tinggi. Komisi diberi wewenang untuk mengesahkan suatu keputusan melalui mayoritas suara dan lazim terikat atas suara itu.
4. Tujuan rapat antara lain :
4.1 memberikan informasi tentang sesuatu, misalnya hasil pertemuan, rapat, seminar berita yang relevan, keputusan rapat terbatas
4.2 memperoleh informasi tentang kegiatan, hasil observasi, kerja lapangan, dan problema mendesak
4.3 menghimpun pengetahuan serta pengalaman untuk memecahkan masalah
4.4 mengembangkan kerja sama dan mempengaruhi sikap agar berkomitmen, berdedikasi, dan berloyalitas
4.5 mengutarakan keluhan
4.6 mengambil keputusan dalam batas-batas kewenangannya
4.7 menentukan langkah-langkah kerja opreasional
4.8 dan lain-lain
5. Keuntungan rapat
5.1 anggota diberi kesempatan untuk menentukan sikap mereka
5.2 anggota dapat mengajukan kepentingan mereka
5.3 pengetahuan dan pengalaman dapat dihimpun bersama
5.4 banyak informasi yang tersedia yang dapat dikumpulkan angota
5.5 gagasan dapat dikembangkan
5.6 pemecahan baru dapat diusulkan melalui rapat tersebut
5.7 kepuasan kerja dan kinerja SDM dapat ditinngkatkan sebab mereka merasa memberikan sumbangan untuk organisasi
5.8 pihak manajemen dapat memeproleh masukan tentang kesulitan, hambatan, dan keluhan sehingga dapat diambil tindakan yang tepat dan cepat guna mencegah terjadinya hal –hal yang tak diinginkan.
5.9 Arus komunikasi horizontal terbina serta garis strukutral dapat berjalan
5.10 Dan lain-lain.
6. Kekurangan rapat
6.1 Segi penundaan
Penundaan terjadi karena:
6.1.1 tanpa alasan yang jelas
6.1.2 diskusi berlarut-larut dan tak relevan
6.1.3 seseorang mementingkan diri atau demi kelompoknya
6.1.4 kesulitan mengumpulkan orang karena waktu singkat.
Penundaan dapat berakibat buruk jika keputusan harus diambil segera. Pengambilan keputusan dapat tertunda dan menimbulkan keresahan serta rasa frustrasi. Anggota yang tidak hadir biasanya terkejut.
6.2 Segi kepribadian
Segi kepribadian dapat menghambat bila:
6.2.1 kurang pandai dalam menentukan kebijakan atau pendapat
6.2.2 kurang dewasa dalam bersikap
6.2.3 rasa egoisme tingi
6.2.4 lupa atas status dan kedudukan yang erat kaitannya dengan hak, kewajiban, dan kewenangan
6.2.5 sikap berpikir positif dan terbuka yang kurang berjalan
6.2.6 tidak bisa menepiskan kepentingan tersembunyi di balik gagasan.
7. Jenis rapat
7.1 Berdasarkan sifat : 1) rapat fo0rmal; 2) rapat nonformal.
7.2 Berdasarkan jumlah peserta: 1) rapat kecil; 2) rapat raksasa.
8. Rapat formal bercirikan:
8.1 ada prosedur dan peraturan-peraturan yang relatif ketat dan disepakati
8.2 kepemimpinan dikendalikan oleh seorang ketua
8.3 contoh:
8.3.1 rapat umum tahunan
8.3.2 rapat umum perusahaan
8.3.3 rapat dewan direktur
8.3.4 rapat dewan pemerintahan
8.3.5 rapat komisi lokal
8.3.6 rapat asosiasi profesional
8.3.7 rapat dewan kerja
8.3.8 rapat komisi konsultatif
8.3.9 dll.
9. Rapat nonformal bercirikan
9.1 kurang diperhatikan prosedur dan ketentuan atau peraturan
9.2 sering sekadar bertemu muka
9.3 sering juga sengaja dibuat nonformal sesuai dengan tujuan sehingga tepat sasaran à menghimpun pendapat dan memecahkan masalah
9.4 tidak ada ketua, acara, peraturan, resolusi atau laporan meskipun ada data tertulis.
Beberapa jenis dan urusan yang berbeda mungkin dipadukan, dan formalitas dapat diubah yang memberi kesempatan diskusi efektif serta pengambilan keputusan sebagaimana diperlukan.
Rapat eksekutif bersifat membahas dan menentukan pokok-pokok pembicaraan serta mempunyai tugas tambahan yaitu mengimplementasikan isi keputusan. Misal dewan direktur
10. Prosedur dalam rapat
*Pola tetap dalam kegiatan rapat. Dasarnya adalah peraturan dan konvensi yang sudah dikondisikan, ditinjau, ditimbang, dan diterima secara umum dalam pengertian adil dan secepatnya.
11. Ketua rapat
Ketua merupakan orang yang penting dalam rapat yang atas kesanggupannya amat menentukan hasil pertemuan.
Untuk itu bagi seorang ketua rapat perlu:
11.1 memiliki watak yang kuat
11.2 tak bersikap dogmatik
11.3 tak memaksakan kehendak atau pandangan sendiri
11.4 mampu mengungkapkan gagasan secara lancar tanpa harus berpidato
11.5 mampu mengendalikan rapat tanpa menolak adanya tukar-menukar pikiran
11.6 berwibawa
11.7 menghormati pendapat orang lain
11.8 menanamkan sikap adil
11.9 tegas dalam menentukasn sikap
11.10 arif dan bijaksana dalam berpikir, berkata, bertiundak, dan berbuat
12. Tugas ketua
12.1 memastikan bahwa penunjukan dirinya sesuai dengan peraturan
12.2 memastikan bahwa rapat diadakan secara sah sesuai dengan ketetapan yang berlaku dan kuorum memenuhi ketentuan
12.3 mengikuti urutan mata acara
12.4 memelihara ketertiban dan mengoordinasi dengan baik
12.5 memberi kesempatan yang ingin bicara
12.6 mengedalikan pembicaraan sesuai dengan tujuan rapat sehingga tak terbawa ke hal yang tak relevan
12.7 menangkap aspirasi peserta baik yang menerima maupun menolak pendapat
12.8 membuat catatan yang perlu selain menunjuk seorang notulis
12.9 menyampaikan informasi kepada pihak yang berkompeten.
13. Wewenang ketua
13.1 memelihara ketertiban dan bila perlu memerintahklan orang yang tak tertib meninggalkan tempat rapat
13.2 menentukan urutan acara
13.3 memutuskan titik-titik prosedur
13.4 menunda rapat (jika perlu)
13.5 menentukan rumusan hasil rapat sebagai kesimpulan yang perlu ditegaskan
13.6 menggunakan jalan/suara khusus apabila rapat menemui jalan buntu.
14. Pendekatan ketua dalam rapat
14.1 menyambut hadirin, terutama anggota yang baru
14.2 mengatakan tujuan rapat (menegasskan tujuan)
14.3 menggalakkan diskusi, lewat pernyataan umum atau tanggapan khusus atas seorang peserta
14.4 membuat ringkasan pada tahap tertentu
14.5 mengulangi argumen pro dan kotra atas usulan yang belum diambil keputusan
14.6 menutup rapat dengan tepat waktu.
`
15. Notulis
Notulis merupakan pihak yang terlibat dalam rapat dengan tugas utama menginventarisasi prosedur dan gagasan pembicaraan.
Untuk itu bagi seorang notulis perlu:
15.1 memiliki keterampilan menyimak gagasan dengan baik
15.2 mempunyai kemampuan mengangkap gagasan utama pembicaraan
15.3 memiliki keterampilan menulis dengan cepat
15.4 memiliki kemampuan merumuskan gagasan dengan cermat
15.5 mempunyai kecerdikan dalam memilih kata-kata rumusan
15.6 bersikap objektif
15.7 mampu membedakan fakta dan opini
15.8 mampu membedakan konsep dan pendapat
15.9 dan lain-lain.
16. Tugas Notulis
16.1 menulis deskripsi tentang rapat dalam 5W+H (apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana)
16.2 mencatat urutan prosedural rapat
16.3 menuliskan gagasan-gagasan yang muncul beserta pihak yang mengemukakan
16.4 menuliskan butir-butir kesepakatan hasil rapat
16.5 menuliskan butir-butir keputusan rapat
16.6 merumuskan ketetapan hasil rapat
16.7 dan lain-lain.
---------------------
tt/0209020945/sr
RAPAT
1. Rapat merupakan sarana yang berguna dalam lembaga, organisasi, biro jasa, perusahaan, dan lain-lain yang dapat membantu manajemen karena melalui rapat dapat dipermudah tugas yang makin sulit untuk mengoordinasi kegiatan yang sifatnya beraneka ragam.
2. Pengertian rapat (meeting)
*berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976).
3. Rapat dapat bervariasi ukurannya, baik dari jumlah peserta, tujuan, maupun yang lain. Rapat sekelompok kecil orang dalam organisasi secara teratur disebut rapat komisi. Komisi merupakan suatu badan yang mencakup orang-orang yang secara kolektif bertanggung jawab atas keputusan dan tindakannya terhadap otoritas ysng lebih tinggi. Komisi diberi wewenang untuk mengesahkan suatu keputusan melalui mayoritas suara dan lazim terikat atas suara itu.
4. Tujuan rapat antara lain :
4.1 memberikan informasi tentang sesuatu, misalnya hasil pertemuan, rapat, seminar berita yang relevan, keputusan rapat terbatas
4.2 memperoleh informasi tentang kegiatan, hasil observasi, kerja lapangan, dan problema mendesak
4.3 menghimpun pengetahuan serta pengalaman untuk memecahkan masalah
4.4 mengembangkan kerja sama dan mempengaruhi sikap agar berkomitmen, berdedikasi, dan berloyalitas
4.5 mengutarakan keluhan
4.6 mengambil keputusan dalam batas-batas kewenangannya
4.7 menentukan langkah-langkah kerja opreasional
4.8 dan lain-lain
5. Keuntungan rapat
5.1 anggota diberi kesempatan untuk menentukan sikap mereka
5.2 anggota dapat mengajukan kepentingan mereka
5.3 pengetahuan dan pengalaman dapat dihimpun bersama
5.4 banyak informasi yang tersedia yang dapat dikumpulkan angota
5.5 gagasan dapat dikembangkan
5.6 pemecahan baru dapat diusulkan melalui rapat tersebut
5.7 kepuasan kerja dan kinerja SDM dapat ditinngkatkan sebab mereka merasa memberikan sumbangan untuk organisasi
5.8 pihak manajemen dapat memeproleh masukan tentang kesulitan, hambatan, dan keluhan sehingga dapat diambil tindakan yang tepat dan cepat guna mencegah terjadinya hal –hal yang tak diinginkan.
5.9 Arus komunikasi horizontal terbina serta garis strukutral dapat berjalan
5.10 Dan lain-lain.
6. Kekurangan rapat
6.1 Segi penundaan
Penundaan terjadi karena:
6.1.1 tanpa alasan yang jelas
6.1.2 diskusi berlarut-larut dan tak relevan
6.1.3 seseorang mementingkan diri atau demi kelompoknya
6.1.4 kesulitan mengumpulkan orang karena waktu singkat.
Penundaan dapat berakibat buruk jika keputusan harus diambil segera. Pengambilan keputusan dapat tertunda dan menimbulkan keresahan serta rasa frustrasi. Anggota yang tidak hadir biasanya terkejut.
6.2 Segi kepribadian
Segi kepribadian dapat menghambat bila:
6.2.1 kurang pandai dalam menentukan kebijakan atau pendapat
6.2.2 kurang dewasa dalam bersikap
6.2.3 rasa egoisme tingi
6.2.4 lupa atas status dan kedudukan yang erat kaitannya dengan hak, kewajiban, dan kewenangan
6.2.5 sikap berpikir positif dan terbuka yang kurang berjalan
6.2.6 tidak bisa menepiskan kepentingan tersembunyi di balik gagasan.
7. Jenis rapat
7.1 Berdasarkan sifat : 1) rapat fo0rmal; 2) rapat nonformal.
7.2 Berdasarkan jumlah peserta: 1) rapat kecil; 2) rapat raksasa.
8. Rapat formal bercirikan:
8.1 ada prosedur dan peraturan-peraturan yang relatif ketat dan disepakati
8.2 kepemimpinan dikendalikan oleh seorang ketua
8.3 contoh:
8.3.1 rapat umum tahunan
8.3.2 rapat umum perusahaan
8.3.3 rapat dewan direktur
8.3.4 rapat dewan pemerintahan
8.3.5 rapat komisi lokal
8.3.6 rapat asosiasi profesional
8.3.7 rapat dewan kerja
8.3.8 rapat komisi konsultatif
8.3.9 dll.
9. Rapat nonformal bercirikan
9.1 kurang diperhatikan prosedur dan ketentuan atau peraturan
9.2 sering sekadar bertemu muka
9.3 sering juga sengaja dibuat nonformal sesuai dengan tujuan sehingga tepat sasaran à menghimpun pendapat dan memecahkan masalah
9.4 tidak ada ketua, acara, peraturan, resolusi atau laporan meskipun ada data tertulis.
Beberapa jenis dan urusan yang berbeda mungkin dipadukan, dan formalitas dapat diubah yang memberi kesempatan diskusi efektif serta pengambilan keputusan sebagaimana diperlukan.
Rapat eksekutif bersifat membahas dan menentukan pokok-pokok pembicaraan serta mempunyai tugas tambahan yaitu mengimplementasikan isi keputusan. Misal dewan direktur
10. Prosedur dalam rapat
*Pola tetap dalam kegiatan rapat. Dasarnya adalah peraturan dan konvensi yang sudah dikondisikan, ditinjau, ditimbang, dan diterima secara umum dalam pengertian adil dan secepatnya.
11. Ketua rapat
Ketua merupakan orang yang penting dalam rapat yang atas kesanggupannya amat menentukan hasil pertemuan.
Untuk itu bagi seorang ketua rapat perlu:
11.1 memiliki watak yang kuat
11.2 tak bersikap dogmatik
11.3 tak memaksakan kehendak atau pandangan sendiri
11.4 mampu mengungkapkan gagasan secara lancar tanpa harus berpidato
11.5 mampu mengendalikan rapat tanpa menolak adanya tukar-menukar pikiran
11.6 berwibawa
11.7 menghormati pendapat orang lain
11.8 menanamkan sikap adil
11.9 tegas dalam menentukasn sikap
11.10 arif dan bijaksana dalam berpikir, berkata, bertiundak, dan berbuat
12. Tugas ketua
12.1 memastikan bahwa penunjukan dirinya sesuai dengan peraturan
12.2 memastikan bahwa rapat diadakan secara sah sesuai dengan ketetapan yang berlaku dan kuorum memenuhi ketentuan
12.3 mengikuti urutan mata acara
12.4 memelihara ketertiban dan mengoordinasi dengan baik
12.5 memberi kesempatan yang ingin bicara
12.6 mengedalikan pembicaraan sesuai dengan tujuan rapat sehingga tak terbawa ke hal yang tak relevan
12.7 menangkap aspirasi peserta baik yang menerima maupun menolak pendapat
12.8 membuat catatan yang perlu selain menunjuk seorang notulis
12.9 menyampaikan informasi kepada pihak yang berkompeten.
13. Wewenang ketua
13.1 memelihara ketertiban dan bila perlu memerintahklan orang yang tak tertib meninggalkan tempat rapat
13.2 menentukan urutan acara
13.3 memutuskan titik-titik prosedur
13.4 menunda rapat (jika perlu)
13.5 menentukan rumusan hasil rapat sebagai kesimpulan yang perlu ditegaskan
13.6 menggunakan jalan/suara khusus apabila rapat menemui jalan buntu.
14. Pendekatan ketua dalam rapat
14.1 menyambut hadirin, terutama anggota yang baru
14.2 mengatakan tujuan rapat (menegasskan tujuan)
14.3 menggalakkan diskusi, lewat pernyataan umum atau tanggapan khusus atas seorang peserta
14.4 membuat ringkasan pada tahap tertentu
14.5 mengulangi argumen pro dan kotra atas usulan yang belum diambil keputusan
14.6 menutup rapat dengan tepat waktu.
`
15. Notulis
Notulis merupakan pihak yang terlibat dalam rapat dengan tugas utama menginventarisasi prosedur dan gagasan pembicaraan.
Untuk itu bagi seorang notulis perlu:
15.1 memiliki keterampilan menyimak gagasan dengan baik
15.2 mempunyai kemampuan mengangkap gagasan utama pembicaraan
15.3 memiliki keterampilan menulis dengan cepat
15.4 memiliki kemampuan merumuskan gagasan dengan cermat
15.5 mempunyai kecerdikan dalam memilih kata-kata rumusan
15.6 bersikap objektif
15.7 mampu membedakan fakta dan opini
15.8 mampu membedakan konsep dan pendapat
15.9 dan lain-lain.
16. Tugas Notulis
16.1 menulis deskripsi tentang rapat dalam 5W+H (apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana)
16.2 mencatat urutan prosedural rapat
16.3 menuliskan gagasan-gagasan yang muncul beserta pihak yang mengemukakan
16.4 menuliskan butir-butir kesepakatan hasil rapat
16.5 menuliskan butir-butir keputusan rapat
16.6 merumuskan ketetapan hasil rapat
16.7 dan lain-lain.
---------------------
tt/0209020945/sr
Komentar
Posting Komentar
Gunakan nama dan email masing-masing! Harap ditulis nama, kelas, dan nomor absen.